Alles über den neuen Ticketmodus im Barcamptool

Ankündigungen / Dokumentation
Ticketmodus im Barcamptool

In Version 2.2 des Barcamptools wurde eine neues Feature eingebaut: Der Ticketmodus.

Doch was unterscheidet den Ticketmodus vom bisherigen Modus, den ich mal „einfache Registrierung“ nenne?

Barcamp und Veranstaltungen

Dazu zunächst ein paar Begriffsklärungen.

Als Barcamp bezeichnen wir das komplette Konstrukt, also die Hauptveranstaltung, die z.B. Freitags mit einer WarmUp-Party beginnen kann und dann Samstag und Sonntag normale Barcamp-Tage sind.

Als Veranstaltung verstehen wir einen Teil des Barcamps wir WarmUp-Party, Samstag und Sonntag.

Legt man ein Barcamp an, so kann man danach diese einzelnen Veranstaltungen im Menü unter „Veranstaltungen“ anlegen.

Pro Veranstaltung kann man definieren:

  • Das Datum und die Uhrzeit
  • Eine optionale Beschreibung
  • ggf. einen alternativen Ort, wenn der vom Barcamp-Ort abweicht (z.B. bei WarmUp-Party)
  • Wie viele Personen maximal kommen dürfen

Zudem kann auf Wunsch pro Veranstaltung ein Zeitplan definiert werden mit Räumen und Zeiten. Bei der Sessionplanung selbst können dann Sessions in diesen Plan eingetragen werden.

Das Barcamp selbst speichert generelle Informationen, wie eine Beschreibung des Camps, einen Zeitraum, ob es öffentlich einsehbar sein soll usw.

Die einfache Registrierung

Die Einzelregistrierung pro VeranstaltungDie bisherige Registrierung läuft so ab, dass sich Teilnehmer*innen unabhängig pro Veranstaltung registrieren können. Ist eine Veranstaltung voll, so wird man auf die Warteliste gesetzt.

Seit Version 2 gibt es zudem einen Wizard, der diese Registrierung vereinfacht, indem man mehrere Veranstaltung auf einmal auswählen kann. Dennoch kann man sich danach von einzelnen Veranstaltungen wieder an- und abmelden.

Grenzen der einfachen Registrierung

Diese Art der Registrierung ist leider nicht für alle Anwendungsfälle geeignet. So ist sie ungeeignet, wenn

  • man mehrere Tage im Bündel vergeben will, z.B. weil noch eine Übernachtung inbegriffen ist
  • man kostenpflichtige Tickets verkaufen will (auch wenn dies per Überweisung geschieht), da es sich dann um einen Online-Shop handelt, der einen anderen Workflow der Ticketvergabe benötigt.
  • man wirklich druckbare Tickets vergeben will

Hier hilft der neu eingeführte Ticketmodus weiter.

Was bietet der Ticketmodus?

Hier eine kleine Liste der Möglichkeiten, die der Ticketmodus bietet:

  • Admins können verschiedene Ticket-Kategorien anlegen, z.B. „nur Samstag“, „beide Tage“, „Mittagessen“, „Early Bird“ usw.
  • Admin können eine Obergrenze pro Ticket oder für das gesamte Barcamp definieren
  • Es können jetzt kostenpflichtige Barcamps durchgeführt werden, da Admins nun auch alle notwendigen Rechtstexte hinterlegen können. Zudem wurde ein entsprechende Kaufprozess im Frontend implementiert (allerdings ohne Zahlungsabwicklung, siehe unten).
  • Teilnehmende können auch mehrere Tickets über einen Wizard kaufen.
  • Teilnehmende und Admins können Tickets widerrufen.
  • Admins können auch hier den Voranmeldungsmodus nutzen, bei der neue Ticket-Reservierungen zunächst freigeschaltet werden müssen. Dies ist vor allem beim Kaufprozess relevant (siehe unten).

Wie aktiviere ich den Ticketmodus?

Der Ticketmodus hat einen eigenen Menüpunkt Tickets konfigurieren in der Barcamp-Verwaltung. Dort kann man den Ticketmodus aktivieren:

Das Formular zur Aktivierung des Ticketmodus

Schaltet man den Ticketmodus ein, so erscheinen weiteren Optionen mit Erklärungen.

Bezahlte Tickets

Bei bezahlten Tickets müssen vorher noch alle notwendigen rechtlichen Informationen ausgefüllt werden. Dies geschieht im Menüpunkt Rechtliches im Sidebar. Es handelt sich dabei um

  • ein Impressum
  • die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
  • die Widerrufsbelehrung
  • eine Kontakt-E-Mail-Adresse

Erst wenn diese Felder ausgefüllt sind, kann der Bezahlmodus aktiviert werden, da dies rechtlich vorgegebene Angaben sind.

Zu beachten ist, dass wir diese Texte nicht liefern können. Diese sollten also im besten Fall mit einem Rechtsanwalt abgestimmt werden.

Achtung: Keine Zahlungsabwicklung im Barcamp-Tool

Leider können wir keine Zahlungsabwicklung leisten, daher muss dies vom Orga-Team selbst erledigt werden. Üblich scheint hier bislang der Weg der Überweisung zu sein. In diesem Fall kann man in die Bestätigungsmail bei einem Ticketkauf noch die Bankverbindung angeben.

Daher ist auch die Voranmeldung bei bezahlten Tickets per default angeschaltet. Der Ablauf ist dann wie folgt:

  1. Die Teilnehmer*in reserviert ein Ticket und landet auf der Voranmeldungsliste
  2. Das System schickt eine Bestätigungsmail (diese kann von einer Admininistrator*in unter „Email-Vorlagen“ angepasst werden)
  3. Die Teilnehmer*in bezahlt
  4. Bei Eingang der Zahlung wird das Ticket dann durch die Admins freigeschaltet.

Die Verwaltung der registrierten Tickets kann dabei im Menüpunkt Tickets verwalten vorgenommen werden. Dort können Tickets auch storniert werden.

Anlegen von Ticket-Kategorien

Wer Tickets vergeben will, muss zunächst Ticket-Kategorien anlegen (die in der Verwaltung auch „Tickets“ heißen). Dies geschieht weiter unten im Menüpunkt „Ticketmodus konfigurieren“:

Formular zur Erstellung einer Ticket-Kategorie

Der Preis ist dabei nur relevant, wenn es sich um ein kostenpflichtiges Barcamp handelt.

Die Verfügbarkeit gibt an, in welchem Zeitraum dieses Ticket erworben werden kann.

Hat man Veranstaltungen angelegt, so kann man hier zudem auswählen, für welche dieser Veranstaltungen das Ticket gültig ist.

Im Frontend sieht dies wie folgt aus:

Anzeige der Ticket-Reservierungsmöglichkeiten im Frontend

Die Ansicht ist also ähnlich der Wizard-Ansicht bei der Reservierung ohne Tickets.

Sind bei einem Ticket Veranstaltungen hinterlegt (hier nur beim zweiten Ticket), dann werden diese in der Übersicht auch mit Ort angezeigt.

Reserviert man ein Ticket, so kommt man zur eigenen Ticketübersicht, die über einen neuen Button im Sidebar aufgerufen werden kann:

Auflistung meiner reservierten Tickets mit Download- und Widerrufsfunktion

Der Download-Link erstellt dabei ein PDF des Tickets. Dieser Link wird ebenfalls in der Bestätigungsmail versandt. Das Ticket sieht dann so aus:

Ansicht des Ticket-PDFs

(bitte nicht vorbeikommen, es ist nur ein Beispiel 🙂 ).

Beim Klick auf den Widerrufs-Link erscheint ein Formular, in dem man den Widerruf noch einmal bestätigen muss und optional einen Grund angeben kann.

Wichtig beim Widerruf ist, dass bei bezahlten Tickets eine Rückerstattung ebenfalls durch den Veranstalter selbst durchgeführt werden muss.

Ticket-Verwaltung

Reservierte Tickets können natürlich auch im Backend eingesehen werden. Dies geschieht nicht, wie gewohnt, bei den einzelnen Veranstaltungen, sondern unter „Tickets verwalten“ im Menü:

Verwanstalter-Ansicht der Ticketreservierungen

Wie man sieht, kann eine Administrator*in ein Ticket auch von sich aus widerrufen.

In dieser Liste tauchen auch Tickets auf, die noch freigeschaltet werden müssen oder wo eine Widerrufs-Anfrage vorliegt.

Wer das alles einmal ausprobieren will, kann nach Login/Registrierung hier ein eigenes Barcamp anlegen.

 

Photo by Mike Wilson on Unsplash

barcamptools 2.1: Vereinfachte Registrierung und Veranstalter-Checkliste

Ankündigungen

Mit Version 2.1 hat Ende letzten Jahres eine neue Version des Barcamptools das Licht der Welt erblickt. Im Folgenden möchte ich daher gerne noch auf die Änderungen eingehen, insbesondere die neuen Features.

Vereinfachte Registrierung

Ein oft genanntes Problem war die Tatsache, dass man sich zunächst für das Barcamptool selbst und dann erst für das Barcamp registrieren musste (so man nicht schon ein Konto hatte). Dies hat viele Menschen verwirrt, die nicht wussten, dass es sich um eine Barcamp-Plattform handelt.

Dies hat sich mit Version 2.1 geändert. Klickt man nun auf den Registrieren-Button, wenn man nicht eingeloggt ist, so gelangt man zu einem Formular, auf dem man alle notwendigen Daten zur Registrierung auf einmal eintragen kann. Dies beinhaltet die Login-Informationen, ggf. Daten für das Barcamp sowie die Veranstaltungen, die man besuchen möchte.

vereinfachte Barcamp-Registrierung beim Barcamptool 2.1

Dieser Screen erscheint auch, wenn man eingeloggt ist, dann nur ohne die oberste Box. Auch für schon registrierte Benutzer sollte es also eine Vereinfachung darstellen.

Veranstalter-Checkliste

Ein weiteres Problem war manchmal, dass Veranstalter nicht klar war, was das Barcamptool so alles leisten kann oder was überhaupt ausgefüllt werden muss. Wir haben daher eine Checkliste implementiert, die genau zeigt, was man für ein komplettes Barcamp noch alles gemacht tun muss. Ein Balken zeigt zudem den Fortschritt an.

Diese Punkte kann man auf Wunsch auch ignorieren (z.B. wenn man keine Sponsoren hat), dann werden sie auch nicht mehr in der Fortschrittsberechnung berücksichtigt.

So sieht das neue Dashboard dann aus:

Veranstalter-Checkliste für ein Barcamp

Automatische Medien-Einbindung

Bislang war es nicht möglich, YouTube-Videos oder ähnliches direkt in die Barcamp-Beschreibung einzubinden. Ab jetzt geht dies einfach durch die Angabe der URL (so wie bei WordPress). Hier ein Beispiel, wie es im Backend und im Frontend aussieht:

YouTube-Einbindung im Backend

YouTube-Einbindung im Backend

Und so sieht es für den Besucher aus:

YouTube-Einbindung im Frontend

YouTube-Einbindung im Frontend

Weitere Änderungen

Es gibt noch ein paar weitere Verbesserungen:

  • Auf Wunsch kann man sich als Barcamp-Admin jetzt Mails zusenden lassen, wenn sich Teilnehmer registrieren oder wieder absagen. Man behält also so etwas einfacher den Überblick. Eingeschaltet werden kann das im allgemeinen Barcamp-Bearbeitungs-Formular.
  • Bei der Sessionplanung kann pro Session nun auch die Interessentenzahl vermerkt werden. Dies kann wichtig sein, wenn man z.B. Sessions noch einmal umorganisieren will.
  • Natürlich gab es diverse Bugfixes.

 

Neue Kooperationen

Nach einer Pause gibt es jetzt auch wieder einen Kooperationspartner, nämlich das Projekt jugend.beteiligen.jetzt, das zusammen vom Deutschen Bundesjugendring (DBJR), der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung (DKJS) und der Fachstelle für Internationale Jugendarbeit der Bundesrepublik Deutschland (IJAB) durchgeführt und vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend gefördert wird.

Vielen Dank dafür, denn ohne diese Unterstützung ist die Weiterentwicklung dieses Tools nur im kleinen Rahmen möglich.

Ansonsten ist der Source-Code des barcamptools ist wie immer auf github zu finden.

Version 2.0.2 des Barcamptools veröffentlicht

Ankündigungen

Version 2.0.2 des Barcamptools ist ein Bugfix-Release mit folgenden Änderungen:

  • Barcamps können jetzt wieder angelegt werden
  • Der Text für die Voranmeldung wurde um einen Hinweis zum Wartelisten-Template ergänzt. Zur Info: Wenn man die Voranmeldung nutzt, wird jedem Besucher, der sich anmeldet die Wartelisten-E-Mail geschickt. Das Template sollte entsprechend angepasst werden, so dass es den Besucher darüber informiert, dass er vorangemeldet ist und ein Admin die manuelle Freischaltung vornehmen muss.
  • Wenn ein Hintergrundbild genutzt wird, wird der Inhaltsbereich leicht weiß eingefärbt, so dass sichergestellt ist, dass der Inhalt auch lesbar ist.
  • TinyMCE unterstützt nun weitere HTML-Tags, so dass man einfacher Word-Texte hinein kopieren kann.
  • Die Spracherkennung funktioniert nun auch in Safari richtig

(Teilweise auch Änderungen von 2.0.1, für das ich aber den Blogpost vergessen habe).

Camper Version 2.0 veröffentlicht

Allgemein

Jetzt neu: Version 2.0 des Barcamptools Camper. Neues Design, Barrierefreiheit, Responsive Layout und ein komplett neues Backend. Ihr erhaltet in diesem Artikel zunächst die Übersicht und in späteren Artikeln wird auf die Details eingegangen.

Was ist das Barcamptool?

Für alle, die das Barcamptool (Codename „Camper“) nicht kennen: Dieses Tool will möglichst viel bieten, um die Organisation von Barcamps zu vereinfachen, seien es Information, Registrierung, Sessionvorschläge, Sessionplanung und Dokumentation. Es kann unter barcamptools.eu frei genutzt werden.

Was ist neu?

Nun aber die Übersicht, was überhaupt neu ist. Und daher hier die (unvollständige) Liste der größten Änderungen:

  • Die komplette Site wurde neu gestaltet, so dass das Frontend nun responsive und barrierefrei ist. Feedback dazu ist aber gerne noch erwünscht, falls Probleme auffallen.
  • Das Login geschieht nun via E-Mail und nicht mehr per Username. Diesen muss man sich also nicht mehr merken.
  • Es gibt nun eine Blogfunktion, mit der man die Teilnehmer über Neuigkeiten informieren kann.
  • Es können Bilder-Galerien erstellt und sowohl auf der Homepage des Barcamps oder in Blogposts eingebunden werden.
  • Das Backend wurde komplett überarbeitet, wobei ich viel mit der UX herumexperimentiert habe. Feedback dazu ist ebenfalls erwünscht.
  • Ein Barcamp ist nun nicht mehr nur eine Veranstaltung, sondern kann aus beliebig vielen Veranstaltungen bestehen. Denkbar sind „Samstag“, „Sonntag“, „Warm-up Party“ usw. Jede Veranstaltung kann dabei ihren eigenen Ort haben und hat eine eigene Teilnehmerzahl und Teilnehmerliste. So kann man sich also einfacher nur für einen Tag anmelden.
  • Als Barcamp-Administrator ist man nun in der Lage, das Design der eigenen Barcamp-Seite zu verändern (zumindest die Basics). So kann man Farben definieren, ein Hintergrundbild hochladen, Elemente ausblenden etc.
  • Wer kein Logo hat, kann nun den integrierten (aber einfachen) Logo-Editor nutzen, um schnell ein Barcamp-Logo zu generieren.
  • Pro Veranstaltung kann man nun ein Zeitraster definieren, das aus Räumen (mit Personenzahl) und Zeiten besteht. Aus diesem Raster können dann PDFs mit Schildern für Räume und Zeiten erstellt werden.
  • Aufbauend auf dem Zeitraster kann ein Sessionplan erstellt werden, indem man die notwendigen Informationen wie Titel, Beschreibung und Sessioninhaber in die Slots einträgt. Ist eine Session schon in den Sessionvorschlägen enthalten, kann man sie einfach per Auto-Vervollständigen übernehmen. Das gilt ebenso für die Sessioninhaber.
  • Der Sessionplan wird öffentlich dargestellt und ein Klick auf eine Session dort öffnet direkt ein Dokumentations-Etherpad nur für diese Session.
  • Ein Barcamp kann nun „versteckt“ werden, d.h. es taucht nicht auf der Homepage und nicht in Suchmaschinen auf (zumindest in denen, die sich an Regeln halten).
  • Ein Barcamp kann nun auch auf „Voranmeldung“ geschaltet werden, so dass Personen bei einer Anmeldung zunächst auf der Warteliste landen und manuell vom Admin auf die Teilnehmerliste gesetzt werden müssen.

Danke!

Vielen Dank zudem an die, die das Tool ermöglicht, finanziert und mitgedacht haben: Der IJAB e.V. und das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend, Die Hochschule RheinMain, die LKJ Berlin und COM.lounge.

Screenshots

Hier mal ein paar Screenshots:

Sessionplan-Editor von Camper 2.0

Sessionplan-Editor mit Autocomplete aus den Sessionvorschlögen

öffentlicher Sessionplan von Camper 2.0

öffentlicher Sessionplan

Blog-Artikel bearbeiten

Blog-Artikel bearbeiten

Veranstaltungsdetails

Veranstaltungsdetails

Logo-Editor

Logo-Editor

 

Camper 1.0 veröffentlicht

Ankündigungen
Camper 1.0

Camper 1.0 has been published and it has a lot of new features! They are described in german below but there will be an english version of this blogpost soon!

Irgendwann muss es ja sein und man muss ein Projekt einfach mal 1.0 nennen. Das haben wir jetzt mal mit Camper gemacht. Und nicht nur das, Neuigkeiten gibt es natürlich auch. Hier mal die Neuerungen und hier geht es direkt zum Barcamptool!

Neue Homepage

Die Startseite ist jetzt nicht nur eine etwas unorganisierte Liste, sondern listet jetzt einerseits die neu angelegten und veröffentlichten Barcamps als auch die Liste der demnächst oder gerade stattfindenden Barcamps. Ist man eingeloggt, gibt es zudem noch einen Bereich, wo die eigenen Barcamps gelistet werden.

Alles SSL

Die Seite ist schon seit etwas längerer Zeit ausschliesslich unter SSL zu erreichen und wir haben jetzt zudem noch die Kartendarstellung umgestellt, so dass die Kartenkacheln auch per SSL geladen werden können und es zu keinen Fehlermeldungen kommt.

Mehrsprachigkeit

Das Barcamptool gibt es (im übrigen auch schon seit längerem) auf deutsch und englisch.

Verbesserte Teilnehmerverwaltung

Teilnehmereditor

Verschieben von Teilnehmern

Ein Admin eines Barcamps hat jetzt auch die Möglichkeit, einzelne Teilnehmer zwischen der Teilnehmer-/Interessenten- und Warteliste hin- und herzuschieben. Wichtig dabei ist, dass beim Verschieben auf die Teilnehmerliste die maximale Teilnehmerzahl nicht überprüft wird. So kann also ein Admin einen Teilnehmer noch zusätzlich auf die Liste setzen.

Benutzerdefinierte Felder bei der Registrierung

Screenshot des Registrierungsformulars

Das Registrierungsformular

War es bislang nicht möglich, nach weiteren Informationen bei der Registrierung zu fragen, so gibt es nun einen Editor für solche Felder. Ihr könnt zwischen einzeiligen und mehrzeiligen Feldern wählen und könnt sie auf Wunsch auch auf zwingend setzen. Diese Felder werden dann bei der Registrierung abgefragt. Die Informationen bekommt ihr als Admin, indem ihr auf „Teilnehmer herunterladen“ klickt. Ihr bekommt dann eine Excel-Datei mit den Namen und den definierten Feldern (aber keine E-Mail-Adressen, soweit ihr sie nicht selbst abfragt).

Benutzerdefinierte Mail-Templates

Mailtemplates bearbeiten

Mailtemplates bearbeiten

Ein weiteres neues Features ist die Möglichkeit, die Mails, die bei der Registrierung gesendet werden, nach eigenem Ermessen abzuändern. Wer also noch weitere Informationen zum Barcamp und zum Ablauf angeben will, kann dies nun tun.

Newsletter versenden

Newsletter versenden

Newsletter versenden

Ebenfalls neu ist die Möglichkeit, einen Newsletter zu versenden. Dies ist recht einfach gehalten. Einfach den Betreff und den Inhalt eingeben, dann optional noch eine Testmail an sich selbst senden. Ist alles richtig, kann man sich noch entscheiden, ob man den Text nur an die Teilnehmer, nur an die Interessenten oder an beide schicken will.

Sponsoring für Jugendbarcamps

Das Projekt YouthPart bietet für Jugendbarcamps eine Stunde Support for free an. Wenn ihr ein Barcamp für Jugendliche organisiert und Hilfe benötigt, sei es technischer oder organisatorischer Art, dann füllt einfach dieses Formular aus.

 

 

 

Release Camper 0.9.1

Allgemein

Auf barcamptools.eu steht ab sofort eine neue Release bereit, die hauptsächlich Bugs behebt:

  • Es gibt jetzt Dummy-Images für Benutzer ohne Profilbild
  • Man kann Barcamps jetzt auch ohne Datum und Location anlegen, um es auch schon im System planen zu können
  • Man kann jetzt direkt Teilnehmer werden, ohne vorher Interessent zu sein
  • weitere englische Texte übersetzt
  • ein paar Layout-Fixes
  • Die Geo-Koordinaten der Location werden jetzt auch beim erstmaligen Anlegen ermittelt

Hier noch das Changelog:

- added dummy image for profiles without image
 - path to uploaded assets not configurable via config
 - layout fixes
 - translation fixes
 - barcamp can now be created without date and location
 - closed issue #4 where the username on the top bar was replaced by the one of the profile you are viewing
 - you now can become a barcamp participant without being a subscriber first (closes #5)
 - delete button on user list only shown now when you can use it (closes #18)
 - fixed edit button for own profile
 - users can now be deleted by barcamp and main admin from within user list (closes #19)
 - profile images are now linked